V októbri až decembri členovia IAESTE A.s.b.l. nadväzujú kontakty s vybranými spoločnosťami, ktoré sú oboznamované s výmenným programom.

Spoločnosti, ktoré sa do výmenného programu zapoja, uzavrú s IAESTE zmluvu a vyplnia svoje požiadavky na kandidáta (odbor, špecializácia, odborné a jazykové znalosti), do formulára ”O” forma, v ktorom sa uvedie aj druh práce a odmena pre praktikanta. Predstavitelia každej členskej krajiny IAESTE A.s.b.l. sa každoročne v januári zúčastňujú Generálnej konferencie, na ktorej sa tieto dokumenty ”O” formy vymieňajú za ponuky z iných členských krajín.

Na tieto vymenené ponuky sa v mesiacoch február a marec nominujú vhodní kandidáti, ktorí v novembri absolvovali výberové konanie. Ich údaje s odbornými znalosťami, životopisom, motivačným listom, zoznamom absolvovaných predmetov na svojej univerzite a poprípade iné žiadané dokumenty obdržia jednotlivé spoločnosti, ktoré odbornú stáž ponúkajú.

Na základe týchto dokumentov sa spoločnosť rozhodne, či kandidáta akceptuje alebo odmietne. V prípade, že ho odmietne, IAESTE sa po ďalšej dohode so spoločnosťou snaží nominovať na ponúkanú odbornú stáž vhodnejšieho kandidáta. Ak sa spoločnosť rozhodne kandidáta akceptovať, IAESTE zabezpečí všetky záležitosti spojené s príchodom a pobytom praktikanta. Praktikant je spoločnosti predstavený a nastáva samotná realizácie odbornej stáže.

Po ukončení odbornej stáže je spoločnosť požiadaná o jej zhodnotenie a o možnosť obnovenia zmluvy a pokračovania spolupráce.

Ak sa spoločnosť na Slovensku zapojí do výmenného programu IAESTE, dáva tak možnosť slovenskému študentovi vycestovať do zahraničia na odbornú stáž, pretože výmenný program sa uskutočňuje recipročne, čo znamená, že na zahraničné stáže odchádza toľko našich študentov, koľko ich pricestuje k nám zo zahraničia.

Spoločnosti a akademické inštitúcie, ktoré sa podieľajú na výmennom programe, sú uvádzané v našich materiáloch. Súčasne sú uvádzané v každoročnom vydaní Výročnej správy IAESTE A.s.b.l., ktorý je distribuovaný vo všetkých 84 členských krajinách.