Výročná konferencia sa koná každý rok koncom Januára počas siedmich dní. Zúčastňujú sa jej delegát a koordinátori výmeny zo všetkých krajín, v ktorých IAESTE pôsobí. Počet účastníkov konferencie sa pohybuje medzi 180 – 250 účastníkmi. Konferencia pozostáva z viacerých častí:

• Generálna konferencia
• Výmena odborných stáží,
• IDT školenie,
• Semináre a cvičenia

Hlavný účel Generálnej konferencie je stretnutie, diskusia a hlasovanie o záležitostiach týkajúcich sa IAESTE. Hlasovacie právo má vždy len delegát z každej krajiny. Časť Výmena stáží, ako už samotný názov napovedá, slúži na stretnutie koordinátorov výmeny z každej členskej krajiny. Odborné stáže sa menia medzi krajinami recipročne. Na základe požiadaviek od študentov sa koordinátori výmeny snažia nájsť pre nich tú, ktorá im najviac vyhovuje a pre ktorú spĺňajú kritéria stanovené zamestnávateľom. Základným dorozumievacím jazykom je angličtina, ktorou musia hovoriť všetci účastníci. Miesto konferencie sa volí vždy 2 roky dopredu. V roku 2012 bude konferenciu hostiť hlavné mesto Macedónska - Skopje a potom Severoírsky Belfast. Miesta predchádzajúcich konferencií:

• 2011 Bangkok , Thajsko
• 2010 Zurich, Švajčiarsko
• 2009 Krakow, Poľsko
• 2008 Amman, Jordánsko
• 2007 Lisabon, Portugalsko
  
• 2006 Valleta, Malta
  
• 2005 Cartagena de Indias, Columbia
• 2004 Viedeň, Rakúsko
• 2003 Bangkok, Thajsko
• 2002 Trondheim, Nórsko
• 2001 Durban, Juhoafrická republika
• 2000 Washington DC, USA